Podstawowym narzędziem pracy rozwojowej jest raport indywidualny po badaniu, np. w procesie oceny kompetencji metodą 360 stopni lub Development Centre. Kiedy przekazać raport odbiorcy i w jakim czasie przeprowadzić spotkanie rozwojowe z informację zwrotną? Istnieją różne formuły postępowania spośród których warto wymienić trzy, najbardziej efektywne.
OSOBA OTRZYMUJE RAPORT PODCZAS SPOTKANIA
Wymaga od osoby udzielającej feedbacku szczegółowego przygotowania: przeanalizowania wyników, dokonania podsumowania, postawienia hipotez i wniosków, zaplanowania pytań. Osoba ta skupia się na tym, co dostrzegła, analizując raport. Porządkuje informacje i inicjuje dyskusję dotyczącą interpretacji wyników. Zwykle staranne przygotowanie się do takiego spotkania zajmuje od pół do półtorej godziny.
Zalety
Osoba biorąca udział w ocenie 360 stopni, badaniu Development Centre ma okazję usłyszeć od innej, neutralnej osoby interpretację wyników, otrzymuje uporządko-wane informacje i wnioski, jak również nie musi przebijać się przez różne sposoby obrazowania danych w raporcie, które nie zawsze są od razu łatwe do zinterpretowania – zwłaszcza pod wpływem emocji.
Wady
Zapoznając się z wynikami dopiero podczas spotkania, osoba biorąca udział w procesie może uruchomić silne mechanizmy obronne, związane zarówno z przyjmowaniem informacji zwrotnej, jak i z obawą przed oceną ze strony udzielającego informacji zwrotnej, wzmocnione poczuciem wstydu. W konsekwencji z większym trudem przełamie swój opór, mniej chętnie podąży w kierunku przyjęcia feedbacku i rzeczowego rozważenia różnych opcji działań rozwojowych.
2. Formuła coachingowa
OSOBA OTRZYMUJE RAPORT 2 – 3 DNI PRZED SPOTKANIEM
Podejście coachingowe jest szczególnie wartościowe, gdy fala emocji u osoby otrzymującej raport już opadła, wyniki oceny 360 stopni lub badania Development Centre zostały przez nią zaakceptowane,
a w miejsce mechanizmów obronnych pojawiła się gotowość do zmiany. Nie jest to jednak warunek niezbędny, gdyż – nawet przy silnych emocjach – odpowiednie przeprowadzenie rozmowy przez doświadczoną osobę udzielającą feedbacku może przynieść korzyści rozwojowe. W tej formule udzielający informacji zwrotnej skupia się na perspektywie ocenianego – oceniany dzieli się wnioskami i refleksjami po analizie swojego raportu. Trzeba zadbać o to, aby wraz z zaproszeniem na spotkanie zakomunikować cel
i możliwy przebieg spotkania – tak, aby osoba otrzymująca raport wiedziała, czego może oczekiwać po tej rozmowie i jakiego rodzaju przygotowanie pomoże mu w pełni z niej skorzystać.
Zalety
Osoba przychodzi na spotkanie z własnymi wnioskami i skupia się na tym, co dla niej jest najważniejsze. Przygotowanie osoby udzielającej feedbacku zajmuje od pół do jednej godziny.
W tym przypadku analiza nie musi być tak szczegółowa. Można skoncentrować się na najważniejszych kwestiach i postawić najważniejsze pytania, a oceniany sam poprowadzi nas w interesującym go kierunku.
Wady
Osoba, która otrzyma wcześniej raport, może uznać, że już wszystko wie i nie ma wystarczającej motywacji, aby spotkać się z osobą udzielającą feedbacku i porozmawiać o swoim rozwoju
w uporządkowany sposób.
3. Formuła mieszana
OSOBA OTRZYMUJE RAPORT NA SPOTKANIU LUB NIE ZAPOZNAŁA SIĘ Z NIM
Jest to formuła kompleksowa i sprawdzająca się znakomicie zarówno wtedy, gdy odbiorca otrzymuje swój raport dopiero podczas spotkania, jak i wtedy, gdy miał okazję zapoznać się z nim wcześniej. Zdarza się, że pomimo otrzymania raportu, odbiorca feed-backu nie zapoznaje się z nim lub taką informację przekazuje rozmówcy. Po-wody są różne – czasem ocena 360, badanie Development Centre toczy się w organizacji w bardzo gorącym okresie, zdarzają się wyjazdy, konferencje, delegacje, urlopy, choroby. Bywa także, że odbiorca feedbacku czuje nie-pokój związany z tym, jak może zostać odebrany przez swojego rozmówcę
i wówczas bezpieczniejsze wydaje mu się wstrzymanie się z własnymi wnioskami – chce najpierw posłuchać wniosków rozmówcy. Formuła miesza-na wymaga od udzielającego feedbacku zarówno dobrego przygotowania, jak i podążania za kierunkiem wskazanym przez osobę otrzymującą feedback. Polega na podzieleniu rozmowy na dwa etapy: relacji ze strony osoby udzielającej informacji oraz dyskusji opartej na perspektywie osoby przyjmującej ten feedback.
Zalety
Osoba otrzymująca raport dostaje uporządkowaną relację dotyczącą interpretacji feedbacku, ma okazję wyraźnie usłyszeć, jakie są jej mocne strony (bo w procesach oceny kompetencji pojawia się
u ocenianych tendencja do koncentrowania się na tym, co słabsze). Otrzymuje też wiele inspirujących pytań, komentarzy i bieżących obserwacji ze strony udzielającego feedbacku. Rozmowa o mocnych stronach zmniejsza stres związany z oceną
i zwiększa gotowość do rzeczowego zajęcia się własnym rozwojem.
Wady
Formuła mieszana jest niezwykle uniwersalna
i otwarta, i trudno znaleźć jej słabe punkty.
WAŻNE!
Możliwość samodzielnego przeanalizowania wyników i przygotowania się do rozmowy przez osobę otrzymującą feedback ułatwia podczas spotkania skupienie się na jej priorytetach, daje jej poczucie partnerstwa i podmiotowości w tym procesie. Nie zawsze jednak ten wariant jest wybierany przez firmę – wtedy ważnym zadaniem udzielającego feedbacku jest szczególne zadbanie o atmosferę bezpieczeństwa oraz o partnerską relację z osobą biorącą udział w procesie.