W zawrotnym tempie zmienia się nasz sposób i narzędzia pracy. Jednym z najważniejszych, jeśli nie najważniejszym, aspektem wymagającym rozwoju i dostosowania się do wymogów obecnego rynku są kompetencje liderów i menadżerów.
Styl zarządzania nie od dzisiaj ma ogromny wpływ na efektywność zespołów i zadowolenie pracowników. Nieustannie poszerza się jednak pakiet kompetencji, które są niezbędne do budowania zaufania i skuteczności, tym samym osiągania zadowalających wyników biznesowych. Jednym z głównych wyzwań jest zarządzanie zespołami zdalnymi, które weryfikuje umiejętności komunikacyjne liderów.
96% decydentów biznesowych deklaruje, że skuteczna komunikacja jest dla nich jedną z najważniejszych umiejętności. Warto więc zastanowić się, czy liderzy w naszych organizacjach potrafią skutecznie komunikować się ze swoimi zespołami.
Komunikacja to proces, na który składa się wiele czynników, szczególnie, jeśli zależy nam, aby była efektywna. Przygotowaliśmy 5 podstawowych zasad skutecznej komunikacji, dzięki którym zweryfikujesz umiejętności liderów i menadżerów.
Zasada 1: Zaangażowanie w rozmowę
Rozmowa z pracownikiem, szczególnie ta dotycząca rozwoju, nie może być dla lidera punktem do odhaczenia na liście. Z perspektywy pracownika zazwyczaj jest to rozmowa poruszająca istotne dla niego kwestie, potrafiąca zaważyć na jego lojalności wobec organizacji. Lider powinien więc uważnie słuchać, zaangażować się i skupić na rozmowie. Umożliwienie wyrażenia swoich przemyśleń, obaw czy pomysłów zaowocuje zbudowaniem zaufania między pracownikiem a menadżerem.
Zasada 2: Budowanie komunikatu
Istotny jest również sposób budowania przekazu przez lidera. Warto stosować więc komunikat “ja”, który zakłada, że mówimy o swoich potrzebach i oczekiwaniach, unikając sformułowań “ty”. Co zyskają liderzy budując swoje komunikaty w ten sposób? Zbudują zaufanie i szacunek podczas rozmowy, zapobiegną konfliktom i obronnej postawie pracownika, a także wyrażą odpowiedzialność za swoje potrzeby, działania i uczucia.
Zasada 3: Jasne i konkretne informacje
Nikt z nas nie lubi być odbiorcą niejasnych i zawiłych komunikatów, dlatego dobry lider będzie się charakteryzował umiejętnością dopasowania przekazu do odbiorcy. Warto więc, aby stosował się do kilku prostych wytycznych:
- Proste i zrozumiałe słowa – język zbyt skomplikowany i nieadekwatny do sytuacji nie jest tutaj potrzebny. Zalecamy proste i łatwe do zapamiętania słownictwo.
- Precyzja wypowiedzi – w rozmowie z pracownikiem nie warto pozostawiać miejsca na domysły, niepewność i niezrozumienie. Najlepszym rozwiązaniem będzie podanie konkretnych faktów i argumentów oraz jasne określenie swoich oczekiwań, celów, terminów i kryteriów oceny.
- Odpowiednia ilość informacji – zasypanie odbiorcy nadmiarem informacji i szczegółami nieistotnymi dla przekazu poskutkuje brakiem zrozumienia. Warto więc skupić się na przekazaniu jedynie istotnych informacji.
- Upewnienie się – nie możemy zakładać, że nasi odbiorcy zrozumieli nasz przekaz w taki sposób, o który nam chodziło. Właśnie dlatego ważne dla lidera powinno być upewnienie się, że został zrozumiany. Można tutaj zastosować pytania kontrolne, poprosić o podsumowanie czy wyrażenie opinii.
Zasada 4: Feedback
Umiejętność odpowiedniego przekazu informacji zwrotnej to kluczowy element skutecznej komunikacji. Jest również niezbędna do budowania zaufania i efektywności w zespole. Dobrze przekazany feedback przez lidera będzie miał wpływ na motywację pracowników, poprawę jakości pracy, rozwój kompetencji i potencjału. Z myślą o rozwoju tej umiejętności wśród menadżerów i liderów przygotowaliśmy Szkolenie Otwarte: Rozmowa Rozwojowa z Pracownikiem, na którym m.in. opowiemy o przekazywaniu informacji zwrotnej w formule 4-polowej. Zapraszamy do udziału.
Zasada 5: Regularność
Kolejną cechą skutecznej komunikacji jest jej regularność. Lider, któremu zależy na budowaniu zaufania i motywowaniu pracowników będzie pamiętał o cyklicznych rozmowach z pracownikami. To zasada istotna szczególnie w odniesieniu do rozmów dotyczących rozwoju. Regularne rozmowy z pracownikami pozwalają na monitorowanie postępów, ocenę wyników, rozwiązywanie bieżących problemów i planowanie dalszych działań. Są również okazją do poznania potrzeb i oczekiwań pracowników.
Skuteczna komunikacja lidera pozwala na budowanie zaufania, motywacji i efektywności pracowników. Opisaliśmy uniwersalne zasady, które pomogą Ci zweryfikować umiejętności komunikacyjne liderów i menadżerów w Twojej organizacji. Dzisiejszy świat opiera się jednak na nieustannej zmianie, co sprawia, że kompetencje komunikacji liderów powinny być nieustannie rozwijane. Nasze Szkolenie Otwarte: Rozmowa Rozwojowa z Pracownikiem przygotuje Twoich liderów i menadżerów do:
- Wzmacniania zaufania w relacji z pracownikiem
- Pracy z Indywidualnym Planem Rozwoju
- Motywowania do rozwoju
- Skutecznej pracy z oporem pracownika
- Przekazywania informacji zwrotnej w formule 4-polowej
- Stosowania technik komunikacyjnych ułatwiających harmonijny przebieg rozmowy
- Wykorzystania modeli GROW